OA流程体验升级
没有产品怎么办？设计思维如何补位产品角色？在吉利极氪内部 OA 流程体验优化专项中，我担任设计负责人，在产品角色缺失、外部供应商开发与 3 万+ 用户规模的约束下，用 Workshop 与全链路设计方法推动流程操作与审批满意度提升。
项目背景
公司内的 OA 系统是采购外部系统，未进行过交互与体验设计。前期问卷结果显示整体满意度仅 63%，其中 28% 反馈界面不够美观，16% 反馈页面打开卡、加载速度慢，用户体验差。
本次项目的目标是提高 OA 流程操作、审批满意度，使之更符合用户的使用习惯。
自上而下的设计流程
采用 Discover → Design → Deliver 三阶段推进，在设计十问中明确目标与场景，用用户旅程图发散潜在痛点，按机会点排优先级并做小范围 Demo 验证，最终通过满意度调查与复盘验证设计价值。
Discover · 发现
分析问卷数据、关键用户访谈、用户画像、竞品分析、设计十问、头脑风暴发散痛点；用旅程图保证方案全面性。
Design · 设计
梳理设计机会点、Design Workflow、信息层级对齐表、信息架构 IA、交互与视觉方案、可用性测试；按成本评估拆分需求优先级。
Deliver · 交付
Review 交付自查、交互评审、交互稿与 UI 稿交付、满意度调查、项目复盘；沉淀经验并跟踪优化效果。
调研与洞察
比起视觉界面，用户更注重流程系统的实用性。问卷显示 65.56% 认为「流程简便性」最需优化，42.08% 希望「与企微功能集成」。结合 424 项有效反馈与 12 位关键用户访谈，将问卷中的问题进一步映射到完整的使用旅程。
先让流程好用，
再让界面好看。
问卷中，「流程便捷性」与「企微功能集成」的选择数高于视觉与运行速度。设计优先围绕流程发现、再次发起与跨系统协同展开。
共收集 721 份问卷。以下按原稿选项与人数整理，比例保留原稿标注。
原稿重点比例：流程简便性 65.56%；企微功能集成 42.08%。
12 位关键用户访谈 / 覆盖发起人、审批人和流程 Owner
流程发起人
基层员工，多在请假、公出、报销时发起流程。痛点：找不到流程、搜索难匹配、二次发起仍难定位。
流程审核人
中高层领导，收到审批通知后进入系统操作。痛点：审批入口不清晰、无延期标注、缺少待办数量统计。
用户旅程图（浓缩版）
User Journey · 流程发起人
- 不知道要在极氪流程里面提起流程
- 极氪流程的入口比较难找
- 哪里去找新建流程的入口，系统没有首页，不知道如何下手
- 左侧菜单排序和分类混乱
- 流程分类的标题不能够快速表意
- 全是文字，密度高，可读性不是很高
- 流程名称比较相近，没办法很好的区分
- 很多流程和普通员工无关
- 功能隐藏（搜索框、切换布局、常用流程开关）
- 视觉效果不佳，无视觉强调常用流程
- 根据一级所给的信息，无法主动推测出对应的流程名称
- 没有信息指引，需要询问很多人，可能也无法一针见血问到关键人
- 对关键词要求比较高
- 无法进行联想搜索
- 搜索框位置不显眼，不知道可以搜索
- 1建立更明显的极氪流程入口
- 2使用更通俗的名称
- 1快捷的新建流程入口
- 2流程分类细化，更加符合普通员工的使用习惯（区分 OA、业务）
- 3清晰易懂的模块分类（易懂的模块名称）
- 4调整符合阅读习惯的阅读顺序，并且考虑屏效
- 5推荐流程（常用流程）常驻
- 6更清晰易懂的页面架构
- 7评估用户刚需的功能，将功能的入口设置的更加显眼
- 1知识问题的入口
- 2在线解答
- 1添加联想搜索
- 2流程名称补充解释，或者改为更通俗的名字
- 3增强搜索框的显眼程度
Workshop · Affinity Mapping
头脑风暴现场：旅程图便签墙与机会点发散
设计目标
Design Goal
- 简单好上手
- 学习成本低
- 可以应对
- 复杂的需求
设计机会点（核心）
头脑风暴与用户旅程图共挖掘 12 个机会点，以下为新建流程页等核心模块的代表性方向。
功能入口隐蔽
搜索框、切换布局、常用流程开关隐蔽，用户不知道有这些能力。
突出搜索视觉、常驻常用流程于新建页高层级、去掉无意义排序，优化信息层级。
搜不到流程
不知道流程全称，搜索难以匹配；跨系统流程无引导。
为流程添加联想词（如搜「车牌」匹配牌照申请）；业务范围外时提示跳转对应系统。
模块内找流程效率低
纯文字密度高、名称相近难区分、缺少说明需反复问询。
优化流程名称通俗化、增加解释说明、视觉区分类型与常用流程，设置显眼的问题解答入口。
模块之间找入口效率低
分类标题难以快速传达含义，模块布局让阅读顺序混乱。
探索按职能和用户角色分类；优先呈现普通员工常用流程，优化差旅、假勤等分类名称，建立连续的阅读路径。
产品方案
在机会点收敛后，用 Design Workflow 梳理「新建流程」页的完整动线，并用信息层级对齐表在出原型前对齐模块优先级与数据量级，保证方案可落地、开发可评估。
图1 · Design Workflow
新建流程页工作流
从三个入口进入发起路径：新建流程首页（常用 / 推荐 / 收藏、分类浏览与搜索）、询问机器人、以及已办事宜复制流程。流程覆盖「是否有常用数据 → 选择或搜索流程 → 打开 → 填写 → 提交」全链路，并在图中标注默认进新建页、优化分类与搜索、增加复制发起等设计机会点。
图2 · Information Hierarchy
信息层级对齐表
将页面拆解为左侧菜单、标题区工具栏、全部流程、常用 / 推荐流程、我的收藏与机器人问答等模块，标注模块优先级（A / B）与信息优先级（a / b / c），并估算数据量级（如分类导航约 16 项、常用推荐 ≤9 项）。高优先级集中在搜索、流程分类与常用推荐，辅助能力如菜单与问答保持次级权重，为布局与开发排期提供依据。
交互与视觉方案
初次使用找得到，重复使用更省心。
把调研中“找不到、搜不到、再次发起仍费力”的问题，落实到具体入口与信息层级。新手获得默认引导，熟练用户保留自己的工作习惯。
方案全景 / 原稿中的界面与设计说明
最近使用
保留上一次的操作线索展示最近发起的 3 个流程，帮助用户快速再次发起，减少重新搜索和浏览。
常用流程
默认好用，也能按习惯调整为新手和普通员工提供请假、公出等全公司高频流程；深度用户可将个人收藏添加到九宫格，维护自己的常用区域。
默认分类
让名称和层级帮助判断新增二级分类，将流程放到对应分类下；补充分类和流程说明，简化名称，降低学习与查找成本。
菜单入口
先看懂，再进入新增顶部入口，优化菜单分类、排序与图标，让用户更容易识别功能和当前所在位置。
复制流程
从历史工作直接继续在“我的请求”和“已办事宜”的历史列表中支持复制发起，承接用户从旧流程再次办理的习惯。
成本方案与落地选择
虽然设计方案已经能够较好地解决早期发现的问题，但是由于合作的开发是外部供应商，并且是基于原有的系统框架及界面进行的改造，所以我们要综合考虑项目成本以及上线周期、方案利弊，对设计方案做拆分再进行落地，和各方达成一致共识。
可用性测试
测试目的
- 验证流程功能与界面是否满足使用习惯
- 检验易用性：易操作、易学、信息清晰
- 收集未被满足的需求与反馈
重点测试内容
围绕快捷入口、搜索发现、流程发起效率与收藏等核心场景，验证用户是否理解机制、能否快速完成任务，以及一二级标题的引导是否有效。
可用性测试报告
复盘总结
专项收尾沉淀两条主线：在产品角色缺失时以设计方法补位推进交付，并通过调研与满意度验证持续证明设计对流程运营的实际价值。
补位产品角色
在产品缺失时运用设计方法构建完整方案，拆分阶段落地；参与调研到交付全链路，作为设计负责人对接 PMO 与外部开发 TL。
推动流程运营改进
通过调研给出系统级优化建议并跟踪效果；单期需求打磨后产出可拆解的 150% 方案，保障基础痛点被解决，并持续收集新一轮用户反馈。